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懂汇报,是HR必备的职场软技能

2019-08-19 4414 11 0 0 来源: 浙江中智

很多职场人都有这样一个疑惑:有没有必要经常向领导汇报工作?

答案是:很有必要,因为这是一个增加收益、规避风险的行为。

所谓收益,汇报工作能增加在领导面前的存在感,也可以从领导那里获取帮助;同时,让领导了解公司情况,也能很好地减少工作的不可控性以此来规避风险。

然而,汇报并不是一件简单的事,也需要讲究一些技巧。

有步骤

1、工作汇报的第一步,是确定主题

在向领导汇报工作时,特别忌讳的一点就是主题不明确,最悲惨的情况便是你啰里八嗦说了一大堆,领导却摆摆手反问:你到底想表达什么?

汇报工作的主题最好是一句话总结,做到言简意赅。

即使汇报内容相同,主题也需要看情况适时改变。随着汇报对象、汇报目的、汇报场合的不同,即使是面对同一事件,也要有不同的主题。

以汇报对象为例,如果我们拥有创业者心态,那么,高层领导、中层干部和一线主管对我们来说,就是不同客户群体。面对不同的客户群体,我们自然要提供不同的服务内容。

在面对高层领导汇报时,要注意高层领导注意的不是项目的小细节,他们更关心战略。而在面对中层领导汇报时,他们更关心KPI。至于公司的一线主管,在听取手下汇报时,更注意实操细节。

“见什么人说什么话”,这句老话在职场上显得话粗理不粗。

2、第二步,是归类分组

把需要回报的内容分类,确定每个层次的思想属于同类范畴,且相互之间独立不重叠。

一般通用的归类分组方法,可以按照时间、空间(或要素)、程度不同来分类。

3、第三步,是逻辑递进

逻辑顺序没有一定之规,可以从小到大、从大到小,也可以从特殊到一般,或是从一般到特殊,就像是我们平时写作时,可以先写观点再写案例,也可以先举例子吸引读者注意,之后再引出观点。

不同层级之间,需要层层递进,才能让领导听得下去。

讲逻辑

我们可以从逻辑说通、情绪融通、心门打通的“三维”角度,提高汇报时的表达能力

1、内容准备要精心,过程设计要操心

首先,在做职场汇报的时候,作为汇报者,你要对自己即将汇报的内容要精心设计,观点突出明确,论点论证要充分,使自己在汇报过程中能接住老板抛出的每一个问题。同时要事先设计好汇报的流程,要想好第一步先说什么,说的这个内容是不是领导很想听到的,能让领导一听到就想继续往下听下去的呢?

2、表达呈现要用心,结构汇报要巧心

其次,在汇报表达的时候,如果可以借助图表,并且加上数据分析,证据充分,让领导感觉耳目一新的同时呈现重点。所以,在表达呈现的技巧上,要用心设计,在结构的安排上,要巧用心思。

3、关键阐述要细心,逻辑大纲要明心

最后,重点一定要突出。特别是关键问题,一定要出彩,对于自己想汇报表达的核心思想,一定要有画龙点睛之笔,在说明阐述的时候,一定要细心说明。当然啦,最最重要的还是整条逻辑线的设计,要让领导者感觉到前后一致,主题突出,有理有据,结论明确,实际上,当你这样安排的时候,你在汇报完成的时候,领导者的结论也就跟着你的汇报理清理顺了!

分缓急

实际上,汇报工作的最佳时间,可以根据事项的重要紧急程度来决定。

时间管理中有个著名的“四象限法则”,就可以运用到汇报工作中来分辨轻重缓急。

工作汇报的价值体现在四象限中的重要性中,重要的事情需要向领导汇报,不重要的事情可以考虑不汇报。

工作汇报的时间选择主要看紧急程度,非常紧急的事情需要第一时间向领导汇报,不紧急的事情则可以缓一缓。

因此,针对不同的事情我们可以采用不同的应对措施:

重要且紧急的事项超出权限范围的;突发性的事件;特殊情况存在的潜在风险等这些重要且紧急的事情,应该第一时间向领导汇报。

重要不紧急的事项:如工作总结;工作问题探讨;工作优化建议等属于重要但不紧急的事情,建议跟领导约定一个时间进行汇报。

不重要但紧急的事项:有些事情紧急但不重要,因此这一象限具有很大的欺骗性,在时间管理中是很多人的误区。在进行工作汇报时,我们应该注意分辨紧急事件的重要程度,一些事情虽紧急但对于领导来说并不重要,因此应该谨慎决定是否应该向领导说明,以免出现吃力不讨好的情况。

不重要也不紧急的事项这一象限的事项就无需向领导说明了,否则只会产生反面效应,令领导反感。

注意事项

1、汇报制度实事求是

千万不可自欺欺人或者骗人,最后结局不好的时候一定是自己吃不了兜着走。

2、不会的事情及时向领导求助

很多员工觉得跟领导的关系一定是对立的,但我想说,领导是我们最基础的第一任资源,学会通过汇报的形式向领导去求助能够帮助你快速成长。

3、制作一个工作进度规划表

当你在接到一个任务的时候,先把自己规划出来的工作进度汇报给领导意味着整个进程在按照你的思路走,自己在掌握主动权无疑会为自己带来益处。

常见误区

1、只说问题,等上级指示如何解决。

2、只有主观观点,没有论据。别认为上级除了同意、否定外,只会问为什么。

3、汇报时不考虑“换位思考”,完全“自弹自唱”。

浙江中智整理,转载请注明来源:浙江中智(ID:ciic-zj)

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